報價寄出去，然後就沒有然後了。這大概是每個外貿業務都經歷過的事。
我翻了幾份外貿前輩寫的追蹤客戶筆記。有些觀念到現在還很好用，有些做法放到今天太密集，客戶會覺得被騷擾。這篇只留下能用的，再補上這幾年的追信研究和英文範本。
報價後客戶不回，最常見的原因是什麼？
多數時候不是客戶不想理你，而是你的報價沒有回答到他要的東西，或信根本沒看到。
舊筆記列了幾個常見情況，我覺得很準：
- 報價不符要求：客戶要 CIF 價，你只報 FOB；客戶要試單拼櫃價，你報整櫃價
- 價格離行情太遠：太高會被淘汰，太低反而會被懷疑不專業
- 漏掉客戶提的條件：例如客戶要 CE 認證，你的報價完全沒提
- 信沒有送達：用免費信箱，或第一封就夾大附件，被擋在垃圾郵件
- 客戶還在比價：一般外貿訂單從詢價到下單，常常要 2 到 4 週
所以追蹤之前，先回頭把自己的報價看一遍。報價本身有問題，追十次也沒用。
追蹤信要寄幾次、隔幾天？
追 1 到 2 次，每次間隔 3 到 5 個工作天。
BusySeed 分析 1,857 封開發信回覆的研究發現：61.7% 的回覆來自第一封信，第一封追蹤信佔 20.9%，第二封佔 12.5%，第三封以後只剩 4.9%。加起來，寄到第二封追蹤信為止，已經收到九成五的回覆。（資料來源：BusySeed，2026）
舊筆記建議「第 1、2、6、13、28 天各寄一次，之後每個月寄」。對已經有往來的客戶，每月分享一次新品還可以；但對剛報完價的客戶，前兩週寄四封，太密集了。
我的建議節奏是這樣：
| 時間 | 做什麼 |
|---|---|
| 第 0 天 | 寄出報價，內容完整、條件符合客戶要求 |
| 第 3–5 天 | 第一封追蹤信：確認有沒有收到，問一個簡單問題 |
| 第 10–14 天 | 第二封追蹤信：帶一點新資訊，例如替代方案、交期 |
| 之後 | 停止追信。改成每 1–2 個月分享新品或市場資訊，或試試電話、LinkedIn |
追蹤客戶最常犯哪些錯誤？
最常見的錯誤是每封追蹤信都只問「Any update?」，沒有給客戶任何回信的理由。
整理舊筆記的「八項注意」，再加上我自己的觀察，追蹤時要避開這些事：
- 每封信都寫一樣的內容，只問有沒有消息
- 一開始就問太多問題，讓客戶覺得回信很麻煩
- 公司介紹寫一大段，客戶看不到重點
- 附件太大、圖片太多，信被擋下來
- 沒先看客戶網站就寫信，內容跟對方業務對不上
- 客戶沒回兩次就放棄，或反過來一直寄不停
- 語氣太硬，例如「Please reply today.」
- 用「價格快漲了」施壓，但其實沒有要漲
第 7 點舊筆記有個好例子：把「Please reply today.」改成「Could you let me know by today if possible?」，意思一樣，但客氣很多。
英文追蹤信怎麼寫？4 種情況的範本
每封追蹤信都要短，而且帶一個新的理由，讓客戶容易回覆。以下範本可以直接改。
範本 1：報價後沒回，確認是否收到
Subject: A3 portfolio bag quote – quick check Hi Sarah, Just checking that my quote from Monday reached you. If the price or MOQ doesn't fit, let me know your target and I'll see what we can adjust. Best regards, Rita
範本 2：第二次追蹤，帶新資訊
Subject: A3 portfolio bag – lower-cost option Hi Sarah, In case budget is a concern, we can switch the outer fabric from 600D to 420D polyester. It lowers the unit price by about 8% and keeps the waterproof coating. Happy to send both options side by side if that helps. Best regards, Rita
範本 3：PI 寄出後，提醒確認訂單
Subject: PI No. 2026-118 – confirmation Hi Sarah, Could you let me know if PI No. 2026-118 looks good to you? Our fabric supplier has confirmed stock until the end of this month. If we receive your confirmation by then, we can keep the delivery date of Dec 15. Best regards, Rita
範本 4：提醒訂金或尾款
Subject: Order 2026-118 – balance payment Hi Sarah, The goods for order 2026-118 are ready and the vessel leaves on Nov 20. Could you arrange the balance payment so we can release the documents on time? Please note our bank details remain the same as on the PI. Best regards, Rita
範本 3 和範本 4 參考了舊筆記「站在客戶立場催」的原則：說明為什麼要催，而且是為了對方好，例如能保住交期、避免港口費用。範本 4 最後一句提醒帳號不變，也能降低客戶被詐騙集團攔截付款的風險。
客戶說已經有供應商了，還要繼續聯絡嗎？
要，但改成低頻率、有內容的聯絡。
客戶有固定供應商很正常。舊筆記說得好：只要客戶跟現有供應商出了問題，第一個會想到的，就是一直保持聯絡、又不讓他覺得煩的那一家。
我會這樣做：
- 回一封簡短的信，謝謝對方告知，說明你能提供什麼不一樣的東西（交期、小量、客製）
- 之後每 1 到 2 個月寄一次新品、新材質或市場資訊
- 參展前通知對方攤位號碼
- 在 LinkedIn 加對方，偶爾互動
還在處理詢價階段的話，可以先看收到國外詢價怎麼判斷真假？。想重新寫一封更好的第一封信，可以看開發信怎麼寫？2026 年還有效的寫法、標題與英文範本。